Počet datových schránek na českém trhu se od začátku roku zdvojnásobil a stále stoupá. Spolu s nimi se ale množí výhrady proti nedokonalosti některých funkcí. Uživatelé si nejvíce stěžují na obtížné přepínání mezi schránkami i na to, že po devadesáti dnech o doručené zprávy přijdou. Vyplynulo to z uživatelského průzkumu společnosti Atlas Software, která se specializuje na vývoj softwarových řešení. Na základě požadavků uživatelů vyvinula společnost aplikaci Chytrá datovka, která tyto problémy řeší.

Podle průzkumu se s uživatelským prostředím datových schránek trápí přes 80 % klientů z celkových více než 200 dotazovaných. Pro uživatele je nejčastěji příliš složité a nepřehledné. „Lidé jsou z online světa zvyklí využívat funkcí e-mailových schránek, s nimiž pracují prakticky denně, a nepřehledné prostředí datových schránek je tak pro ně často matoucí. Podle odpovědí by ocenili intuitivnější prostředí, jaké znají z MS Outlooku nebo G-mailu,“ informuje ředitel společnosti Atlas Software Michal Kocanda.

Lidem chybí archivace zpráv a nemožnost jednoduše přepínat mezi schránkami

Ačkoli datové schránky výrazně zjednodušují komunikaci s úřady, lidem se s nimi často nepracuje příliš pohodlně. Stěžují si hlavně na nepřehlednost uživatelského rozhraní a chybějící funkce. „Stává se mi, že se překliknu, a potom je pro mě složité krok vrátit nebo přesně dohledat to, jakou chybu jsem udělal,“ uvádí v dotazníku například jeden z respondentů.

Uživatelé si podle průzkumu hodně stěžují na přijímání zpráv. V běžné datové schránce se totiž zpráva po otevření okamžitě začne považovat za přijatou a začíná běžet lhůta na její vyřízení, stejně jako u úředních dopisů doručovaných do vlastních rukou. „Ve čtvrtek a v pátek datovou schránku moc nechci otevírat. Běžela by tam potom ta lhůta přes víkend. Ale co mi přišlo, bych potřebovala vědět,“ uvedla další z dotazovaných jeden z nejčastěji zmiňovaných problémů.

Přímo na něj navazuje také chybějící archivace zpráv. „Téměř 70 % klientů samosprávy a více než 75 % firemních klientů deklaruje, že si zprávy pro archivaci tisknou nebo bez většího systému ukládají do úložiště v PC, protože se po 90 dnech smažou,“ upozorňuje Kocanda, což podle něj nejen zpomaluje celkový proces digitalizace, ale pracovníkům zároveň komplikuje a znepřehledňuje práci, nemluvě o environmentálním dopadu zbytečně použitého papíru.

Dalším častým problémem je také přepínání mezi datovými schránkami u uživatelů, kteří jich spravují více najednou a kteří se tak musejí pokaždé odhlašovat a přihlašovat nanovo. „Mám hesla napsaná na papíře a musím je opisovat. No, dost to zdržuje,“ uvedl jeden z respondentů.

Práce s datovou schránkou se v aplikaci podobá používání běžného e-mailu

Z informací o těchto i dalších častých problémech, jako je nemožnost zobrazení hlaviček zpráv nebo přeposílání na e-mail a chybějící pokročilé vyhledávání, vycházela společnost Atlas Software při vývoji aplikace Chytrá datovka. „Produkt je nastaven na míru menším firmám, podnikatelům nebo samosprávě. Mohou si ho jednoduše zřídit online a vyřešit problematické aspekty, jako je neustálé přihlašování se do různých schránek, nemožnost delegace oprávnění, pouze 90denní archivace zpráv a další bolesti datových schránek. Práce je nyní efektivnější, rychlejší a přehlednější,“ dodává Kocanda. Nástroj je podle něj aktuálně dostupný online s možností 30denního testu. Zákazníci si mohou v prostředí jim známém z e-mailových klientů všechny funkce vyzkoušet sami, z pohodlí kanceláře nebo domova.