Všude se mluví o vyváženosti pracovního a soukromého života a vy stále zůstáváte v práci přesčas, abyste stihli udělat to, co máte? Zkuste najít způsob, jak si lépe zorganizovat pracovní režim. Velkým žroutem času jsou zdánlivé maličkosti, kterým by vás nenapadlo věnovat pozornost.

Nejtěžší úkoly řešte jako první

Udělejte si jasnou představu o plánovaných pracovních úkolech, které je třeba vykonat během pracovního týdne. Poté si stanovte priority na denní bázi a navrhněte odpovídající časový harmonogram na jejich splnění. Těžké nebo nepříjemné pracovní úkoly neodkládejte na později, stejně jim neutečete. Lepší bude, když se jim budete věnovat hned ráno, kdy máte mysl odpočatou a svěží. Buďte realisté. Málokdo je schopen odpoledne soustředěně pracovat déle než tři nebo čtyři hodiny v kuse. Budete pomalí a v práci zůstanete zase přesčas.

Pracujte efektivně s komunikačními nástroji

Mobilní technologie nám umožnily být v kontaktu neustále. Pokud ale potřebujete něco koncepčního udělat, každé vyrušení vás vytrhne ze soustředění a dalších cca 10 minut pak podle průzkumů trvá, než se znovu zaberete do práce. Proto se naučte občas nebýt „na příjmu“.

Svět se nezboří, když nebudete okamžitě reagovat na každou zprávu. „Přijde-li vám za den například 30 emailů a odpověď na každý z nich vám zabere více než 5 minut, strávíte jen dopisováním přes dvě a půl hodiny svého pracovního času. A ten vám bude samozřejmě chybět někde jinde. Příchozí poštu proto zběžně prohlédněte a odpovídejte dle priorit. Maily, které lze vyřídit do dvou minut, řešte okamžitě, zbytek si rozplánujte,“ doporučuje Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.

Šetřete čas pomocí videokonferencí

Videokonference se staly prostředkem pro běžnou každodenní komunikaci a domluvu lidí, kteří pracují na různých, geograficky často vzdálených, lokacích. „Využití videokonferencí s sebou nese mnohá pozitiva. Šetří cestovní náklady i čas zaměstnanců, zajímavým dopadem je i zvýšení efektivity schůzek,“ říká Andrej Hronec, odborník na komunikační techniku ze společnosti Audiopro a dodává: „Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku. Využívání videokonferencí totiž mimo jiné vede k posunu od dlouhých obecných porad ke kratším schůzkám zaměřeným na určité téma.“

Pozor na prokrastinaci

Jestliže strávíte v pracovní době půl hodiny denně na sociálních sítích, nebo „kecálcích“ typu Viber či Messenger, za měsíc promarníte klábosením s přáteli 10 hodin. A to je více než jeden standardní pracovní den, který si budete muset nahradit přesčasovými hodinami. Na druhou stranu, pokud máte klíčové úkoly splněné a cítíte se unaveni, může jít o skvělý způsob relaxace. Mějte se však pod kontrolou, jde o výrazného časožrouta.