Dokumenty v rámci firmy si zaměstnanci posílají nejčastěji e-mailem, ale pokud je třeba je podepsat, vytisknou si je a podepíší propiskou, vyplývá z průzkumu společnosti Software602 zaměřeného na oběh dokumentů v českých firmách.

Praha 16. března 2021 – Tradice papírových faktur, které se ručně podepisují a razítkují, je v Česku stále velmi silná. I když v dnešní době už všechny faktury vznikají digitálně na počítačích nebo noteboocích, drtivá většina tuzemských firem je poté vytiskne na papír a nakládá s nimi ve fyzické podobě. Vyplývá to z průzkumu společnosti Software602, který ve dnech 8. až 10. března 2021 realizovala agentura Instant Research na vzorku 525 firemních manažerů odpovědných za IT zakázky. Tisk faktur připustilo 74,1 % respondentů, výhradně elektronické verze využívá pouze 25,9 % oslovených.

Především v papírové podobě také většina firem podepisuje různé další dokumenty: vedle faktur i objednávky nebo smlouvy. Připouští to 69 % IT pracovníků zapojených do průzkumu. Elektronický podpis v takových případech používá čtvrtina respondentů, přičemž 16 % stačí prostý elektronický podpis a 8,6 % používá kvalifikovaný elektronický podpis. Cloudové služby pro podepisování využívá pouze 1,5 % oslovených.

Více než polovina firem uzavírá smlouvy na papíře

 „Je zajímavé, že oběh dokumentů ve firmách se už většinou děje elektronicky, ale ne příliš sofistikovaně. Převažuje zasílání e-mailem, které uvedlo 41 % respondentů. Pouze čtvrtina oslovených IT pracovníků používá nějaký systém pro správu a oběh dokumentů, ať už jde o interní řešení ve firmě (14, 1 %) nebo nějaký chytrý systém využitelný i vzdáleně (10,9 %). Více než čtvrtina respondentů (26,3 %) si předává dokumenty fyzicky v papírové podobě,“ říká Michal Vejvoda, Business Development ve společnosti Software602.

Papírová forma nadále převažuje u uzavírání smluv s klienty. Upřednostňuje ji 53,5 % oslovených firem, pro něž je nejsnadnější takové smlouvy podepisovat ručně. E-mailem si smlouvy zasílá a elektronicky je podepisuje 27,6 % respondentů a datovou schránku pro uzavírání smluv využívá pouze 8 % dotazovaných. Ještě méně využívaná je pro tento účel některá z cloudových služeb pro podepisování (uvedlo ji 1,3 % respondentů).